Hem / Bokningsvillkor – Societetshuset

Bokningsvillkor – Societetshuset

Information om bokning och boende

Bokning av Societetshuset

Societetshuset måste oftast bokas i god tid. Det är inte ovanligt att bokningar görs mellan ett och två år i förväg, eftersom huset är mycket efterfrågat för bröllop och fester.

Preliminär bokning

När ni vill boka gör vi först en preliminär bokning för det ett antal dagar så ni hinner stämma av med varandra och kyrka etc att datumet fungerar. En preliminär bokning är kostnadsfri och kräver ingen handpenning eller deposition. Vi behöver veta:

  • Vilken helg eller vilket datum ni vill hyra
  • Era kontaktuppgifter: namn, adress, mobiltelefonnummer och e-postadress


Definitiv bokning

Om ni bestämmer er för att boka lokalen definitivt mejlar vi er en bokningsbekräftelse. Om ni ångrar er efter ni bokat lokalen definitivt och innan avtalet är undertecknat och fakturan betald tillkommer en avbokningsavgift på 500 kr.

Avtal och betalning

Vanligtvis under hösten, ca ett drygt halvår innan bokningen gäller, (eller tidigare vid boka tidigt erbjudande) skickar vi ut:

  • Ett hyreskontrakt i två exemplar
  • Faktura på hela hyresbeloppet inklusive bokningsavgift + städavgift
  • Övrig information

Kontraktet ska vara påskrivet och tillbaka till oss inom två veckor, och hyreskostnaden ska betalas inom 14 dagar. När ett ex påskrivet avtal har skickats tillbaka till oss gäller andra villkor som står i avtalet.

Avbokning
Vid avbokning efter att avtalet har undertecknats och fakturan betalats in gäller avbokningsvillkoren i hyreskontraktet. Bokningsavgiften återbetalas inte.

Boende för gäster

Alternativ för boende

Villkoret för er som hyr Societetshuset för bröllopet eller festen är att ni även förbinder er att hyra hotellboendet för era gäster hos oss på Hotell Tvåan och Hotell Slottet, totalt 28 bäddar, i minst 2 nätter. Vi erbjuder där 12 dubbelrum och fyra enkelrum på våra två hotell.
Era gäster betalar själva för boendet när de checkar in.

Det finns fler bäddar att tillgå vid behov om ni har fler gäster som ni vill ska bo samlade här på området nära festlokalen.
Vi erbjuder olika boende på Gustafsbergs Badhotell & Vandrarhem. Här finns:

  • Cirka 90 sängplatser fördelade på 40 rum i fem olika hus
  • Nio olika rumstyper i varierande prisklasser från hotellrum till vandrarhemsboende.
  • Läs mer om våra boende påhttps://www.gustafsberg.se/vara-boenden/

Reservation och Förbokning av rum

Ni reserverar alltså alla hotellrum till era gäster i samband med att ni hyr Societetshuset fredag-söndag. Ni kan även välja att förboka våra vandrarhem till era gäster. Välj vilka hus/rum ni vill förboka utöver Hotellen och meddela oss så håller vi alla förbokade rum kostnadsfritt i ert namn fram till tre månader före festtillfället.

Gästlista och rumsfördelning
Hotellen

  • Ni gör en egen gästlista och fördelar rummen själva till era gäster på Hotellen. Vi mejlar er en excelfil till er där ni fyller i era gästers uppgifter som ni sedan mejlar åter till oss senast 3 månader innan vistelse.

    Vandrarhemmen
  • Önskar ni mer boende för era gäster, även på vandrarhemmen, så kan ni välja om ni vill göra egen gästlista även för dem (för att själva kunna styra var de ska bo) eller om gästerna själva ska ska mejla till oss direkt. Vissa brudpar önskar att de gäster som bor på vandrarhemmen gör detta själva så inte brudparet behöver vara mellanhand för deras gästers bokningar. De gäster som väljer att bo på vandrarhemmen kan välja om de vill bo en eller två nätter medan det är två nätter som gäller på Hotellen.

Viktig information för gästerna

Önskar ni att era gäster som bor på vandrarhemmen bokar boende själva kan ni inkludera följande information i inbjudan för att bokningen ska kunna bli så smidig som möjligt:

  • Kontaktinformation till oss: info@gustafsberg.se
  • Brudparets/värdens namn och datum som gäller på vistelsen i ämnesraden i mejlet
  • Gästens fullständiga namn, mobiltelefonnummer och e-postadress för bokningsbekräftelse
  • Datum för in- och utcheckning samt önskemål om hus/rum
  • Ett eller flera alternativ på rum, då vissa rum är mer efterfrågade än andra
  • Information om att rummen inte kan bokas online via vår hemsida
  • Om rumsbokningen gäller utanför vår högsäsong dvs maj och september så be de gäster som bokat vandrarhem att uppge om de tar med sig egna lakan och handdukar eller vill hyra av oss. 150 kr/pers

Incheckning och utcheckning

Ordinarie incheckningstider

Receptionen är öppen för incheckning mellan klockan 16–19 under högsäsong (mellan kl 14-15 i början och slutet av säsongen). Om detta inte passar för bröllopsgäster kan vi arrangera att gästerna får tillgång till sina rum tidigare.

Flexibla incheckningstider

Om ni har många gäster som bokat boende hos oss kan vi hålla extaöppet och öppna upp receptionen 1,5 timme någon gång mellan klockan 12–16 så att det passar er bäst tex innan vigsel.
Vid färre bokningar kan ni välja ut en nyckelansvarig ur bröllopssällskapet som hjälper till att dela ut nycklar. Varje brudpar väljer ut en nyckelansvarig under er bröllopshelg.

Alternativa lösningar

Om era gäster anländer spritt under fredagen kan ni själva ta hand om incheckningen eller välja ut en nyckelansvarig som hjälper till.

Incheckning utanför högsäsong

För er som bokar Societeten i maj eller september gäller att receptionen inte är öppen som på sommaren, och det finns heller inte lika mycket personal tillgänglig. Vi försöker dock hitta lösningar utifrån antalet gäster som har bokat.

Utcheckning

Receptionen är oftast inte öppen på utcheckningsdagen utanför högsäsong. Gästerna sätter då nyckeln i dörren vid utcheckning om receptionen är stängd.

Extra information

Städrutiner vid tidig incheckning

Alla gäster som får tillgång till sina rum före klockan 16 (eller 14 under vissa perioder) måste vara medvetna om att rummen kan vara ostädade om vi haft andra gäster natten innan. Rummen ska vara färdigstädade senast kl 16(14) men det går bra att ställa in sin väska på rummet även om inte rummet är klart.

Bäddning och städning vid längre vistelser

Bröllopsgäster som bor fler än en natt får inte sina sängar bäddade eller rum städade på själva festdagen pga att städet vill undvika att störa gästerna när de förbereder sig inför festen. Vi ser till att extra set med rena handdukar finns tillgängliga på rummen eller entrén som gästerna kan ta vid behov istället.